Як організувати подію і не облажатись: покрокова інструкція для майбутніх ...

Кажуть, краще вчитись на чужих помилках, ніж на власних. Що ж, якщо ви плануєте колись організувати подію — то з чужими помилками ми можемо допомогти. Шість років досвіду, кілька десятків і кількох сотень учасників, успіхи й невдачі — Володимир Радевич пережив це все на собі. І написав для «Куфера» колонку про всі ті дрібниці, які не можна забути під час підготовки до події.

Шість років я працюю з людьми та організовую події. Важливі слова саме «працюю з людьми». Я робив навчальні події, концерти, фестивалі, конференції, форуми різного наповнення та масштабу. А також сам активний учасник всього згаданого вище. Це події від 1 до 200+ учасників, з бюджетом від 0 грн до 1 млн грн.

Не один раз отримав «граблями» в обличчя такими штуками як робота в мінус, погані коментарі, підстави підрядників і все, що може спадати вам на думку, коли ви уявляєте роботу на ринку подій. Ринок подій, в Україні взагалі та Івано-Франківську зокрема, росте і часом до справи беруться не зовсім готові до бою гарячі голови — і повторюють однакові банальні помилки. Тож цей текст — для новеньких та досвідчених івент-менеджерів.

Влізьте в чужу шкіру

Коли пропрацьовуєте ідею та концепцію події подивіться на все з позиції вашого відвідувача. Саме його відчуття мають керувати вашими рішеннями. Щоби зрозуміти, що цей відвідувач може відчувати, варто самому відвідати кілька подій, безкоштовних і платних. 

Подивіться, як роблять сусіди та спробуйте зробити краще. 

Запросіть за лаштунки

Час, потрібний для вдалої промоції, залежить від масштабу події (тобто, потрібної кількості учасників), ідеї, цілей та теми, а також специфіки галузі. Усе це треба чітко розповісти світові, щоб до вас прийшла потрібна аудиторія. Як на мене, промокампанія великих подій, від 100 учасників, має тривати від двох місяців і більше. 

Пам’ятайте, що думок, які ви хочете прокомунікувати, повинно вистачити до початку події. Ви не можете раптом замовкнути. Бракує ідей для спілкування з аудиторією? Запам’ятайте:

людям зазвичай цікаво спостерігати за тим, що діється за лаштунками.

Тобто, за підготовкою.

Збирайте дані

В анкеті варто зняти первинні дані, потрібні для правильної реєстрації учасника і подальшого уникнення помилок (що потім створюють чергу на вході). 

Основна інформація, яку варто зібрати за допомогою анкети контактна. Пам’ятайте, що в листах варто звертатися до учасників так, як вони вказали в анкеті. Далі, за бажанням, можна спитати про сферу діяльності, цілі та мотивацію учасників.

Правильна анкета допомагає швидко й напряму зв’язатись з учасниками, пришвидшити рух на вході, зрозуміти їхні цілі та здивувати виконанням їхніх побажань. Важливо чітко знати, які саме бажання учасників стосовно події ви дійсно зможете врахувати: наприклад, забезпечити вегетаріанською їжею, додатковою канцелярією, супроводом, постійним доступом до питної води тощо.

Йдіть в онлайн або шукайте решту

Якщо ваш квиток можна купити онлайн супер.

Оплата на місці дещо складніша, бо тоді організаторів переслідує слово «решта».

Учасники приходять із купюрами великого номіналу, а потім утворюється черга, бо ви не можете їх розрахувати. Тому дрібних купюр вам знадобиться не менше, ніж ресторану в обід.

Усе в папку

Бейджі потрібні всім: організаторам, волонтерам, спікерам, зіркам, учасникам, спеціальним гостям, ЗМІ та навіть неочікуваним гостям.

Основна інформація на бейджі має бути написана чітко і не зливалася з рештою дизайну. На них мають бути ім’я, прізвище та роль/статус (спікер, учасник, організатор, волонтер тощо). Також можна зберегти вільне місце для роду діяльності учасника і, наприклад, його компанії чи організації.

Правильні бейджі сприяють нетворкінгу.

Ще на бейджі (та його звороті) може бути інша корисна інформація. Наприклад, програма, мапа локації, контакти організаторів чи волонтерів, QR-коди із посиланнями на сайт або сторінки події у соцмережах. Обов’язково має бути логотип заходу чи його назва, але вони не мають відволікати.

Вміст папок на подіях буває різний, але останнім часом їхнє наповнення майже не змінюється. Туди може входити: ручка чи олівець (ручка має писати, а олівець бути заточеним), блокнот або кілька листків, програма заходу (може бути надрукована прямо в блокноті), будь-яка згадка про ваших партнерів (їхні брошури, логотипи на різних дрібничках типу браслетів), мапа локації, інформація про маршрути до найближчих точок, які важливі учасникам: готель/хостел, туалет, вокзал, аеропорт, ресторани, прокати велосипедів чи автомобілів.

І не забувайте про екологію, коли будете готувати папку, бейджі та й всю подію.

Подбайте про безпеку

Попереджуйте про вашу подію поліцію та швидку допомогу. Залежно від масштабу заходу ви можете дати запит на їхній супровід. Наші події часом супроводжувала муніципальна варта та представники поліції. З чіткими для них інструкціями працюють відмінно.

Обов’язково мусить бути аптечка та вогнегасник. Але рекомендую навчитись надавати першу медичну допомогу самому це вміння, яке знадобиться на все життя.

Люди поруч

Скоріш за все, вам знадобиться група волонтерів. І кожен з них має розуміти своє завдання, яке треба чітко сформулювати. Це може бути реєстрація учасників, зустріч гостей з аеропорту/вокзалу, контроль локації, носити туди-сюди різні речі, піклуватися про оформлення і затишок, доставляти вчасно все, що потрібно і туди, куди потрібно.

Також важливо мати окрему людину, яка знатиме відповіді на всі запитання стосовно події.

Повірте: у вас не буде часу в постійній біганині ще й відповідати на питання.

Ця людина — друга на події після вас. По суті, вона має можливості й ресурси, щоб вас замінити. Інформація у її голові може стати в пригоді волонтерам, учасникам, ЗМІ, поліції тощо. Тож дайте можливість цій людині знати буквально все.

ЗМІ

Зв’язок із медіа має стати вашим маленьким проєктом. Одного брифінгу чи анонсу буде мало. Запрошуйте медіа до себе, не будьте осторонь, комунікуйте з ними багато і вчасно.

Поширювати інформацію через медіа можна партнерством із ними, або ж реально зацікавити їх інформацією, що захочеться поширити. Це, наприклад, може бути ексклюзивне інтерв’ю від вашого спікера, який є експертом в якійсь галузі.

Перед подією журналістів треба завчасно акредитувати, а також знати в обличчя та поіменно. Запропонуйте їм доступ всюди, можливість бути першими та інші плюшки. Сплануйте записи інтерв’ю з організаторами, учасниками та спікерами.

Робота з медіа має бути злагодженою, майже партнерською. Вони розповідають про вас — ви розповідаєте їм.

Спікери

Подбайте, щоб їм було зручно. Ми навіть домовлялись з готелем, щоб спікери могли прийняти душ та попрасувати речі одразу після прибуття з аеропорту, ще перед поселенням. А з аеропорту до готелю їх супроводжували англомовні волонтери.

Підготовка до виступів

Як організатор, ви маєте точно знати, про що говоритимуть ваші спікери, та завчасно побачити їхні презентації. Їх треба попередити їх обмеження (якщо вони у вас є) наприклад, обговорення політики чи релігії).

Клікер завжди має працювати, а спікери знати, в яких межах він перестає працювати (як і мікрофони). Мікрофони завжди мають бути заряджені або підключені зі шнуром. Звук має рівномірно поширюватися, нічого не має пищати, голос та тон відрегульовані. Музичні переходи мають бути доречними та нейтральними в смаках учасників.

Якщо за звук відповідає підрядник — переконайтесь, що він не почне згортати всю техніку під час першої кава-перерви (було, знаю).

І все це треба перевірити до початку події.

Програма

Люди не люблять паралельних секцій. Якщо в один час будуть говорити два крутих спікерів — це бісить.

За згодою спікерів їхні презентації вартує передати потім учасникам. До речі, часто саме для цього збирають електронні адреси.

Якщо є можливість зробити онлайн-трансляцію зробіть. Можна навіть створити закритий відеоканал і для учасників, які не змогли відвідати подію, продавати посилання на трансляцію.

Хліб (і видовища)

Якщо вже вийшло так, що ваша подія за змістом вийшла так собі, учасники мають хоча б добре поїсти. Ніколи не жалійте ресурсів на кейтеринг, кава-брейки, обіди. 

Залежно від програми, можна запропонувати такий порядок: сніданок, кава-брейк, середній обід, брейк зі свіжими фруктами, пропозиція самостійно вийти в місто на вечерю. Якщо відправити людей в місто, це звільнить простір і час для підготовки ще однієї важливої штуки – вечірки. Це можуть бути легкі коктейлі чи шампанське під приємну музику, що плавно перейдуть в dj-сет із танцями.

Обіцяю: якщо конференція буде погана, а їжа з вечіркою класні — тоді все вдалось і ви точно будете з 5-ма зірочками.

Пам’ятаєте, що у вас є анкета? Саме там вам люди могли написати про свої алергії або ж про те, що вони вегани чи вегетаріанці. Подбайте про те, щоб люди отримали свої порції, поїли і були щасливі.

Важливий фейл із мого життя та досвіду: на одному великому форумі у нас було 5 вегетаріанців/ок. Ми знали про це, тому ресторанна компанія підготувала для них спеціальні порції плюс ми запланували ще дві додаткові порції. Загалом, їх було сім відкладених та підписаних страв без м’яса.

Все було б добре, але серед учасників форуму знайшлись ті, хто передумали і вирішили, що сьогодні вони не хочуть їсти м'ясо.

Вегетаріанці та вегани залишились без їжі. Ми це вирішили швидко: просто збігали й купили веганські бургери у місцевому ресторані. Наступні два дні я особисто та кілька моїх колег з волонтерської групи контролювали видачу їжі їм: давали прямо в руки, приділяли більше уваги і питали про те, що їм запропонувати наступного дня. А в кінці конференції пригостили їх та ще й дали їжі в дорогу. У підсумку ситуацію було врятовано, а ми отримали схвальні відгуки. Хоча пожежа була ну дуже близько.

Простір

Якщо ваш зал довгий або з колонами, треба розташувати місця для гостей так, щоб всі добре бачили зображення презентації. А ще подумайте над розсадженням та висотою, щоб не вийшло, що всі дивляться один одному в потилицю.

Подбайте про свіжість і температурний режим: якщо складно лишити кондиціонер включеним постійно, не забувайте закріпити волонтера чи адміністратора конференц-залу на те, щоб у перервах до зали обов’язково подали свіже охолоджене (або розігріте) повітря.

Навігація на поверсі має бути зрозумілою без зайвих запитань про те, де розташований туалет. Звісно, це стосується не тільки вбиралень чи гардеробу, але й інших локацій. Навіть міста: підготуйте друковану та онлайн карту, де будуть вказані локації події, туалети, готелі/хостели, бари, ресторани, пам’ятки, музеї, центри дозвілля, вокзал, аеропорт тощо.

Окремо можна скласти перелік закладів та інших місць для дозвілля, якщо ваші учасники вирішили залишитися і прицільніше дослідити місто.

У місті відбуваються інші розважальні чи освітні події? Не бійтеся їх порекомендувати.

І якщо у вас є іноземні учасники, то не забудьте, щоб все було грамотно написано англійською мовою.

Зворотний зв’язок

Після події не можна мовчати ні вам, ні вашим учасникам. Особливо якщо ви плануєте в майбутньому робити й інші події.

Потрібно зібрати дані про те, наскільки вдало все пройшло. Для цього є різні формати, від звичайних друкованих анкет, до опитування чи збору хештегів. Не перенавантажуйте учасників екзаменаційним білетом. Вам потрібно прицільно розуміти інформацію в кількох категоріях: контент, організація, їжа, локація, зручності.

Можна також створити чат для учасників таким чином ви зможете повідомляти їм миттєво про якісь зміни та водночас слідкувати за їхньою реакцією та тоном спілкування між собою. 

Варто пам’ятати, що негативом люди діляться люб’язно, а позитив потрібно випитувати.

А селфі де?

Фінальне відео та фотоальбом — важлива та емоційна штука для всіх. Перш за все, треба грамотно пояснити фотографам та відеографам, що вони мають робити.

Всіх потім треба буде затеґати на фотографіях, запропонувати поширити та писати свої відео. Хороший фотозвіт має вийти протягом тижня від часу проведення події, відео протягом двох.

І не забудьте сфотографуватися з командою, волонтерами та спікерами. Бо про себе часом думаєш в останню чергу.

P.S.

Що ще може трапитись? Спікер не приїде або запізниться, піде дощ, затримається обід. Придумати зради чи провали не проблема, бо всяке буває. Тому вам може знадобитись план B. Але добре мати ще й плани С і D.

 

У матеріалі використані фотографії з Veloforum

Kufer
Вгору